İş dünyasında hepimiz hergün email kullanıyoruz. Bazısı kısa yazılmış, bazısı orta uzunlukta ve bazısı destan gibi olan bir ton email.
Bir fikri anlatmak, bir problemi çözmek ya da bir öneriyi sunmak için yazılan emaillere baktığımda mesaj yazmakta ne kadar zorlanıldığını farkediyorum.
Bir email mesajı hazırlarken dikkat edilmesi gereken noktalardan işte üçü:
• Gereksiz yere özür dileğiyle dolu mesajlardan vazgeçin! Bir konuda bir öneriniz yada fikriniz varsa, özür dileyerek başlamak yada “lütfen ve n’olur beni yanlış anlama” açıklamalarıyla dolu bir email hazırlamak kendinize güvensiz olduğunuz hissini yaratır. Eğer karşı tarafın alınacağını düşünüyorsanız ya yazmayın, yazacaksanız da kendinize güvenli bir tarz seçin. Mesajınızın nasıl algılanacağından emin değilseniz, telefon edip “Bir fikrim var. Bu konuda sana bir email yollamak istiyorum. Mümkün mü?” diyerek kişinin konu hakkındaki düşüncelerini öğrenebilirsiniz.
• Tanımadığınız, nasıl hitap etmeyi bilmediğiniz kişilere iş ile ilgili bir email atarken resmi bir yazışma dili kullanmayı tercih edin. Ama “Sayın Meltem hanım” yada “Merhaba Tarık bey” veya “Sayın Erdoğan” tarzı bir giriş mutlaka yapın. Hitap ederken “Sayın Seda Tantan” gibi kişinin hem isim hem soyadının bulunduğu bir girişi tercih etmeyin. Bu tür kullanımlar CRM yaptığını zanneden şirketlerin hiç tanımadıkları insanlara spam olarak yolladıkları emaillerde sadece yer alır! Bunun yanısıra yazınızın tonunu iyi ayarlayın. Mesajınızın kime gittiğine bağlı olarak resmi yada daha yumuşak bir tarz olup olmaması gerektiğine karar verin. Mesajınız karşı tarafla bir bağ kurmaya çalışır doğal olarak ama erkek arkadaşınıza yazı yazar gibi hissettirilen bir duygusallıktan, yada acizlik duygusu yaratan cümlelerden uzak durun.
• Fikrinizi net bir şekilde ifade edin. Çoğu kişi hergün yüzlerce email ile boğuşuyor. Destan okumaya kimsenin zamanı yok. Bundan da öte, çok uzun yazılmış bir email, kişinin kafasının ne kadar karışık olduğunun ifadesi olabileceği gibi, düşüncelerini ifade edemeyen bir kişi olduğunun da göstergesidir. Net anlatım illa “kısa” anlatım demek değildir. Dozu iyi ayarlayabilmektir. Karşınızdaki kişiden birşey istiyorsanız, ne istediğinizin “net” oalrak ifade edildiğinden emin olun. Aksi takdirde karşınızdaki kişiden emailinize cevap gelmezse “acaba neden” diye düşünmeyin!
Emaili alan taraf sizseniz, o zaman da fazla alıngan olmaktan, her cümlenin altında bir buzağı aramaktan uzak durmaya bakın.
15 Comments
gökhan
iyi geceler fatma hanim posta gazetesindeki roportajinizi okudum ve bna yardimci olabileceginizi dusundum
benim annem babam ayri ben babaannemlerin yaninda kaliyordum onalrda simdi evden kovdular gidecek yerim yoktu ben aslen usak banaz ilcesinde oturuyorum bir arkadas sayesinde antalya mavikente geldim simdi bir kahvede calisiyorum ama gelecegim yok ben istiyorumki sigortali bir isim olsun ilerde evleneyim mutlu bir yuvam olsun istiyorum sokak cocugu olmak istemiyorum pislik islerde calismak istemiyorum hayatimi kurtarmak istiyorum lutfen yardimci olunn bana patron burayi satti 10 gun sonra işsiz kalicam ben her is yaparim heryerde calisiirim lutfen bir cvp yazin yalvariyorum fatmanur abla allah rizasi icin ayrdim et bana
lokman kılıç
iyi günler fatmanur hanım geçen sizin köşenizi okudum etkilendim.gerçekten yaşamıssınız ama ben yaşayamadımişte bu yüzdende emaıl adresime yaşayamadım diye kaydettim.ben erzurum luyum ama istanbul da kalıyorum şimdi özel bir şirkette güvenlik olarak çalışıyorum silahlı kimlik kartı bile aldım ama bir faydasını göremedim tüm haklarım yiyiliyor. nolur bana yardımcı olun.22 yaşlındayım evlenmeyide düşünüyorum ama eşime bir gelecek veremem diye korkuyorum ya onu böyle severken mutsuz edersem.nolur bana yardıcı olun.kolay gelsin
çiğdem
merhaba fatma hanım.gazetede yazınızı okudum.
Kendinizi okadar güzel anlatmışsınızki hayran kaldım.ben elazığlıyım.fırat ünvrst.tekstil teknikerliğini bitirdim.Ve tasarım yapmaktayım ama hobi olarak bende kalıyor.şuan elazığda özel bir hastahanede branşım olmasada hasta danışmanlığı yapıyorum.kendi mesleğimle uğraşmak istiyorum,tasarım yapmak ve güzel bir şekilde değerlendirmek istiyorum.şu ana kadar kendi alanımda iş başvurusu yapmadım.ama sizin yazınızı okuyunca bana yardımcı olacağınızdan eminim.hiç cv hazırlamadım.bana yardımcı olursanız sevinirim.
gökhan
merhaba fatmanur hanım yazılarınızı okudum gercekten bizleri bilgilendirdiginiz için tesekkür ederim.benim size sorum bir örnek cv koyarsanız iyi olur böylece neyi nerde yazmamız gerektigini ve düzgün bakınca iş verenin dikkatini cekebilecek bir cv olmasınıisterim.benimde bosch kurulusunda bir cv var.nasıl degerlendirilir bilemiyorum. saygılarımla
HÜLYA
MERHABA FATMANUR HANIM,
ben de sizi posta gazetesindeki röportajınızdan tanıyorum.Benim için de bir umut olduğunuza inanıyorum.Kimya lisans mezunuyum 2007 ağustosunda okulum bitti ve 1yıla yakın bir lisede ücretli kimya öğretmenliği yaptım.şuan işsizim.Takdir edersiniz ki,mezun olduğum bölüm kolay bitirilen bir bölüm değil.Bu nedenle kendi alanımda çalışmak istiyorum.Kimya sektörü çok geniş,her türlü alanda da başarılı olacağıma inanıyorum.Yalnız bunun için bir başlangıç yapmam gerek…İstanbul/Avrupa yakasında oturuyorum.BANA YARDIMCI OLABİLECEĞİNİZE İNANIYORUM
GÖZDE
Merhaba Fatmanur hanım
Ben 2 ay sonra pazarlama bölümlendirme bölümünden mezun olacağım. yazılarınızı okuyorum. önce hayata atılmaktan korkuyodum ama yazılarınızı okudukça korkularımı yendim.
sizce napmalıyım cv hazırlamada yazabileceğim pek bişe yok şu an ne yapmalıyım sizce kendimi nasıl geliştirebilirim.okuldaki seminerleri sık sık takip ediyorum ancak gerçek hayatta neler yapmam gerektiği konusunda endişelerim var eğer beni tecrübelerinizle bilgilendirirseniz çok mutlu olurum.
Fatmanur Erdogan
Merhaba Cigdem,
Eger kendine bir CV hazirlar ve kariyeryolculugu at gmail nokta com email adresine yollarsan sana yorumlarimi iletmeye calisirim. Malesef kisa surede donus yapamiyorum, cunku gelen email sayisi oldukca yogun…
Fatmanur Erdogan
Merhaba Gokhan,
Ben hic bir aday adina CV yazmiyorum. CV yazmak adaylarin isi. Her insan farklidir. Dolayisiyla her adayin hikayesi de farkli olmalidir. Ben CV’sini hazirlamis olan adaylara yorumlarimi ve goruslerimi geciyorum. Bu blog’da da nelere dikkat edilmesi gerektigi konusunda oldukca detayli bir bilgi vermeye calisiyorum.
Fatmanur Erdogan
Sevgili Hulya,
Bende senin basarili olacagina inaniyorum. Umuyorum, bu blogdaki yazilar sana is bulma surecinde faydali olur…
Fatmanur Erdogan
Merhaba Gozde,
Bana kalirsa eger CV’ine yazabilecegin hicbir sey olmadigini dusunuyorsan, is gorusmesinde anlatacak da pek birseyin olmamasi muhtemel. Seni sen yapan faktorlerin neler oldugunu dusunmeyi deneyebilirsin. Universite yillarinda uzerinde calistigin projelerde, varsa sosyal kurumlarda yaptigin calismalarinda ortamlara ne gibi katkida bulundugunu dusunmen faydali olacaktir. Pazarlama bolumunden mezun olacak birinin anlatacak bir hikayesi mutlaka olmali.Bir urunu anlatmak, urunun hikayesini olusturabilme yetenegini gerektirir.
Gamze
Merhaba Fatmanur Hanım,
bende sizin posta gazetesindeki röportajınızı okuyan kişilerden biriyim ama benim okumam tam bir rastlantı ile gerçekleşti ve tam da zamanın da okuduğumu düşünüyorum ben e-ticaret bölümünde okuyorum ve bu yıl son senem yurt dışında staj yapmak istiyorum ki bunun için seminerler araştırmalar yapıyorum şuan içinde görüştüğüm bir yurt dışı staj ayarlama ajansı var ve geçenlerde bir görüşme yaptım amerikadaki bir şirketin iş alma departmanında ki kişi ile kabul edildiğimi söylediler fakat ben biraz tereddüt yaşadım sadece acele karar vermek istemiyorum bu yüzden emin adımlarla ilermek için herkezden bilgi almaya çalışıyorum sizinde yurt dışında geçirmiş olduğunuz iş deneyimi sürecinden dolayı bana yardımcı olabileceğinizi düşündüm.yardımcı olabilirseniz sevinirim bu arada aşk hikayeniz gerçekten çok tatlı bir anı iyi çalışmalar…
ÇİĞDEM
merhabalar halkla ilişkiler adı altında müdürüm ancak tam olarak neler yapabileceğimi bilemiyorum verimli hale gelmem için bilgi almak istiyorum fikirlerinizi bana sunarsanız çok sevinirim.
teşekkürler
Fatmanur Erdogan
Merhaba Çiğdem,
Halkla İlişkiler adı altında müdürüm demişsin. Halkla İlişkiler Müdürü müsün yoksa Hİ’ye bağlı başka bir uzmanlık konusunda mı müdürlük yapıyorsun?
Sorduğun soru çok genel. Bana kalırsa bu konuda bir eğitim programına yazılmanda fayda var. Ayrıca konuyla ilgili dergi ve kitapları da takip etmen yararlı olacaktır.
ÇİĞDEM
Tekrar merhaba fatmanur hanım
Ben halkla ilişkiler müdürüyüm burda yaptığım sadece tanıtım afiş vs ve öğrenci velilerimizle bağlantı kurmak.
Ancak ben aktif olmak istiyorum küçük bir şehirde yaşadığım için beyin gücümü ne kadar kullansamda aklıma birşey gelmiyor
Fikirleriniz varsa bu konu ile ilgili sizi dinlemekten mutluluk duyarım.
TEŞEKKÜRLER
Fatmanur Erdogan
Sevgili Cigdem,
kariyeryolculugu at gmail. com email adresine tam olarak nerede calistigini, ve senden bu gorevinde neler yapmani beklediklerini yazarsan, belki daha iyi yon gosterebilirim.