21. yüzyılda dünyaya gelen bebekler, annelerinin kucağına verilirken laptop bilgisayarın üzerinde sunuluyorlar artık! Bir yaşına geldiklerinde “anne, baba” demeden önce “email” demeye başlıyorlar. Daktilo dönemlerini hatırlayanlar hala email kullanmayı sadece “yaz” ve “gönder” komutlarından oluşan bir araç olarak görüyorlarsa, zor günler sadece daha da zorlaşacak demektir.
Iş dünyasında birçok kişi her gün emaillerin yoğunluğundan şikayet ediyor. “Artik kimse telefonla konuşmuyor, yüz yüze gelmiyor” diye yakınıyor. Eğer sizde bu kişilerden biriyseniz, okumaya devam edin:
21. yüzyıl, artık neredeyse “eski teknoloji” olmaya başlayan bu iletişim aracını sadece kullanmayı değil, ama çok iyi kullanmayı gerekli kılıyor. Şirketler daha fazla verimlilik isterken, telefonda yakalamaya çalıştığınız iş arkadaşınızı on kere arayarak ulaşmaya çalışmak, maalesef şirketlerin “hızlı hizmet” beklentileriyle orantılı değil. Her konu nasıl email ile halledilemeyecekse, sizde emailinizi nasıl kullanmanız gerektiğini ve hangi konuları yüz yüze konuşmak için ayırmanız gerektiğini bir an önce öğrenmenizde fayda var.
Gençler için email günün vazgeçilmez bir parçası. Çünkü hayatlarında önemli bir yer tutuyor. Yöneticilerin gelişen teknolojileri yakından takip ediyor olması ve yüzeysel bilgi yerine biraz daha derinlemesine inebiliyor olması, kariyerlerini ilerletebilmeleri açısından önem teşkil ediyor. Emaillerinizi büyük harfle yazıp, her mesajınıza ünlem işareti ekleyen, kelimelerinizi sürekli “kalın” harflerle yazan yöneticilerdenseniz, kendinizin profesyonel gelişimi için bir şeyler yapma zamanınız gelmiş demektir. Email fonksiyonlarını ve kullanım kurallarını anlamak önemli ve gerekli. Yöneticilerin genç çalışanlarıyla daha iyi iletişim kurabilmesi ve gençlerin is ortamında profesyonel hareket edebilmesi için email kullanımı önem arz ediyor. Işte sizlere birkaç hızlı kural:
Büyük Harf: Büyük harf ile yazmak, karşındakine bağırmak anlamına gelir.
Font Kullanımı: 12 punto’dan büyük ve 10 puntodan küçük yazı karakteri ile yazmak profesyonel görüntüyü kaybettirir.
Ünlem işareti: Ünlem işareti sadece “gerçekten” önemli konular içindir, her tür emailinize ünlem/önem işareti koymak, emaillerinizin zamanla okunmamasına neden olur.
Cevap:Posta kutunuza düsen emaillere hızlı cevap verin, eğer hızlı cevap veremeyecek gibiyseniz, mutlaka kısa bir email ile geri dönüş yapacağınızı ama biraz zaman alacağını belirtin.
Ekler: 2MB den fazla ekte bilgi yollamak karşı taraftaki kişinin posta kutusunu tıkayabilir. Teknolojiden anlayan birçok kişi 2MB üzerindeki emailleri almaktan aşırı rahatsızlık duyma eğilimindedir.
