Yazılı Iletişim Becerisi Başarının Ya Kilit Noktasıysa?

Epey iddialı bir söylem aslında. Nasıl yani? Biz duygusal insanlarız, konuşarak anlaşırız… Yazılı iletişimin değeri bu kadar yüksek olabilir mi? Olabilir. Çalışırken önünüze bir email düşüyor. Hangisine önce cevap vermeyi istersiniz?

“Merhaba, Tamam, geri döncem.” (az tanıdığı bir profesyonelle yazışma)

Alternatifi:
“Merhaba Emel hanım,
Mesajınızı aldım ve size yarın geri dönebileceğim. Desteğiniz için teşekkür ederim.
Görüşmek üzere,
Alya”

Konuya bu basit örnekle başlamak istedim. Öyle basit olsun ki dedim okuyan “yok artık, bu mu önemli olan nokta?” desin. Buna benzer temel hataları yapanlar neden pek dikkate alınmadıklarını düşünüyor olabilir! Aşağıda bana bu şekilde yollanan emailleri aldığımda ekranımda nasıl beklemeye aldığımı görüyorsunuz. Bir tarihte mesajlarına cevap yazıyorum. Sadece önceliğim onlara olmuyor hepsi bu. Zaman kıymetlidir, öyleyse en temel hataları en aza indirmek için yüksek çaba harcamalıyız.

Hani şirketlerde yöneticiler bazen “yolladığınız emaillere beni de lütfen cc edin” der ya, işte bunun bir sebebi de, yapılan yazılı iletişimlerin ne derece uygun bir dille yapıldığına bakmak içindir. Tabi yönetim kademelerinin iletişim yeteneğinin zayıf olması da zincirleme olarak çalışanlara etki eder.

Iyi yazabilmek, doğru hitap edebilmek, kendimizi iyi ifade edebilmek aslında başarının temel taşları. Hayatımızın temeli iletişim. Hatta CEO’ların başarısız olmasının sebepleri arasında bilgilerin yazıya iyi dökülememesi bile gösteriliyor.

İş görüşmelerinizde başarılı olabilmek için iyi bir CV yazmanız da işte bu yüzden önemlidir. Çünkü CV’niz nasılsa, iş görüşmeniz de benzer bir çıktıya sahip olur. Cv’lerin %95’inin etkisinin düşük olması da ne yazılması gerektiğinin bilinmemesinden kaynaklanır. Şirket içinde yeni bir pozisyona atlayabilmek de bu becerinize dayanır, çünkü yönetim kademelerinin temel ve en öncelikli işi iyi iletişimdir.

Wharton School, UPENN 2012 yılında yazılı iletişim derslerini 12’ye çıkartmayı planlıyor. Buna benzer bir çok MBA programı, şirketlerin şikayeti üzerine programlarına yazılı iletişim dersleri koymaya hazırlanıyor. Çünkü bakın, teklif metni hazırlayamayan bir danışman ne işe yarar? Pazarlamayı teknik olarak bilen ama onu kelimelere dökemeyen nasıl yaratabilir? Istatistiksel verileri çok iyi analiz edebilen ama dataların ne anlama gelmesi gerektiğini açıklayamayan biri nasıl kendini dinletir?

Yazılı iletişimin gücü şuradan geliyor: yazmak düşünmeyi gerektirir, düşünmekse ifade etmeyi. Insan yazarken daha netleşir. Laf uçar yazı kalır derler ya işte bu yüzden ifadeleriniz de yazıyla birlikte akılda daha belirgin kalır. Başarılı bir iletişim için 4 altın önerim sizlere.

1. Vermek istediğiniz mesajın özünü bulun.

Şirketlerde hepimiz bir dolu prezentasyon dinlemek zorunda kalıyoruz. Hepimiz sıkıcı, baygınlık geçirten, detaya boğulmuş sunumları ne dinliyor ne de akılda tutabiliyoruz. Bunun yaş aralığıyla da bir ilgisi yok 7’den 70’e her seviyede görünen durumlar. Sunum hazırlamak bir hikaye anlatmak gibidir. Önemli olan vermek istediğiniz mesajın özünü bulmak ve bunu açıklamaktır. Mesajın özünü bulmak da zor bir iştir, çünkü düşünmek, çok düşünmek, işin derinine gitmeyi gerektirir…işin özünü bulduktan sonra mesajınızı vermek daha kolay olur.

2. Ne yaptığınız değil, karşınızdakine ne kazandırdığınıza odaklanın.

Bir proje hazırlarken “uzman” olduğunuz konuya aşkla bağlı olduğunuz için kime neyi ne sonuç almak için anlattığınızı unutup, teknik detaylar içerisinde boğulanlardansanız, 1. maddeye dönün. Projeyi yazılı olarak üst yönetimlere verdiğinizde, öğrenmek istedikleri “her tür detay” değildir. (Detaylar, sunumda sorulursa anlatılır). Üst yönetimlere sunum doğru kelimelerin kullanılmasını gerektirir. Projenin temel noktalarının belirlenip, kısa ve öz olarak anlatılması demektir. Yazmak bu yüzden faydalıdır, çünkü kısa ve öz olmak mesajlarınızı net kurgulamanızı gerektirir. Kısa ve öz yazmayı denemek için belki de twitter kullanmayı denemelisiniz:) Önemli olan ne bildiğiniz değil projenin karşınızda ki kişiye ne fayda sağlayacağını net olarak gösterebilmektir. Yani, yazmak bir düşünce netliği yaratır.

3. Yazı ikna eder.

Yatırımcıya planlarını sunmak isteyenler, konularını tam açıklayamadıkları için ikna etmenin yanından geçemezler. Guy Kawasaki bu yüzden 10 slide’dan fazla hazırlanan sunumların dinlenmediği, fasafiso kelimelerle doldurulmuş iş planlarının çöpe gittiği ve girişimcilerin yatırım bulamadığını söyler. Dünyanın en önemli yatırımcılarından olduğuna göre kulak vermek iyi olur. Yazılı iletişimi iyi olmayanların profesyonellikten uzak olduğu algısı da bir hayli yüksek olduğundan ikna etmeleri de zor olur. Sosyal medya’nın yükselmesiyle birlikte iletişimin bozulduğunu düşünenler hemen heyecanlanmasın! Prof. Andrea Lunsford, yeni medya araçlarının iletişimi yeniden keşfettiğimizi ve daha iyi boyutlara taşıdığımızı düşünüyor.

4. En iyi iletişim en basit iletişimdir.

Bir konuda bilgisini göstermek için sürekli jargon kullananlar ve kendileri hariç anlattıkları konuyu kimseye aktaramayanlar iletişim kurmaktan ziyade kendilerini anlatmakla ilgilidirler. Jargon doğru dozda, doğru noktalarda kullanıldığında etkilidir. Şirket içi jargonlarsa asla şirket dışı sunumlarda yer almamalıdır. Basit iletişim laubali olan değil, sadece etkili olandır.